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In 6 einfachen Schritten zum Online (Team) Event

In 6 einfachen Schritten zum Online (Team) Event
Corona hat mit einem Schlag die unsere Welt auf den Kopf gestellt und von heute auf morgen verändert, das steht außer Frage. Viele dieser Änderungen sind geblieben, unter anderem, dass viele Events – egal ob Teamevent, Firmenjubiläum, Kundenevent – mittlerweile online stattfinden. Ihr habt schon an virtuellen Events teilgenommen, aber die Organisation eines Events erscheint Euch wie eine Mammutaufgabe? Digitale Meetings sind nichts Neues für Euch, aber jetzt sollt ihr spannendes und spaßiges Online-Event planen und durchführen? Keine Sorge, die Planung einer online Veranstaltung ist kein Hexenwerk! Worauf Ihr achten solltet, damit Euer digitales Event zum Erfolg wird, erfahrt ihr hier.
 

#1 ⏰ Timing ist alles: Der richtige Zeitplan fürs Online Event


Generell gilt natürlich immer: Je mehr Zeit Ihr für ein (online) Event seine Planung und die Durchführung – einplant, desto besser. Vor allem ein interaktives online Event sollte in seiner Zeitplanung nicht zu knapp kalkuliert sein. Das heißt, idealerweise fangt Ihr bereits 6 Wochen im Voraus mit der Planung an, mindestens aber 3 Wochen vorher.
Zunächst solltet Ihr per Doodle oder mithilfe andere Abstimmungstools einen Termin finden, der allen Teilnehmenden passt. Sollen am Event Kollegen, Kunden oder Mitarbeitende aus unterschiedlichen Zeitzonen dabei sein? Dann behaltet dies bei der Terminfindung im Hinterkopf.
Je nach geplanter Aktivität, solltet ihr darauf achten, dass die Tageszeiten in den jeweiligen Ländern einigermaßen dazu passen. Ihr plant ein Wein-Tasting? Dann sollte Euer Event bestenfalls für alle am späten Nachmittag bzw. frühen Abend stattfinden. Ihr wollt ein Theyo-Schoko-Tasting als digitales Teamevent oder Veranstaltungshighlight machen ;-) ? Hier ist der Vorteil, dass Schokolade einfach immer und zu jeder Tageszeit passt und bei der Zeitplanung eines Schoko-Tastings weniger eingeschränkt seid.
Ihr seid Euch noch nicht sicher, welche Art von Event es werden soll? Dann stellt am besten einen etwas längeren Termin-Blocker für alle ein. Jeder freut sich, wenn ein Termin verkürzt wird. Andersrum ist es meist (fast) unmöglich, Termine nachträglich zu verlängern, wenn die Teilnehmenden bereits anderen Meetings zugesagt haben.
 
digitales event

#2 💰 Money, Money, Money: Checkt Euer Budget für das online Event


Auch wenn ein digitales Teamevent natürlich deutlich günstiger ist als ein als analoges, so solltet Ihr Euch doch beim Planen von Anfang an über das verfügbare Budget im Klaren sein. Denn auch virtuell habt ihr viele Möglichkeiten, bei denen Euch etwas Budget helfen kann. Insbesondere wenn Ihr eine kostenpflichtige Aktivität einplant, stellt sicher, dass Ihr noch etwas Puffer-Budget habt.
Vor allem, wenn Ihr den Teilnehmenden etwas zuschickt, kann eine Panne immer zu einer Notfall-Last-Minute-Express-Lieferungen führen. Wir haben inzwischen über 200 virtuelle Events durchgeführt und wissen aus Erfahrung, dass selbst bei perfekt geplanten Veranstaltungen beim Versand immer mal etwas schieflaufen kann. Ist für solche Notfälle etwas Puffer eingeplant, bringt Euch eine kleine Lieferpanne nicht aus der Bahn! Und die Teilnehmenden werden davon gar nichts merken.
Auch könnt Ihr beim Budget schauen, welche (steuerfreien) Möglichkeiten es innerhalb und außerhalb des Unternehmens gibt. Je nachdem, ob es sich um ein Teamevent, eine Feier zum Projektabschluss oder Teambuilding geht, können hier häufig unterschiedliche Budgets genutzt werden.
 
budget teamevent

#3 🎯 Zielsetzung: Was ist das Ziel Eures online Events?


Habt Ihr #1 und #2 abgearbeitet, also einen Termin gefunden und einen Blocker erstellt, das Budget im Hinterkopf und vielleicht auch schon erste Ideen für digitale Teamevents? Bevor Ihr Euch nun in die Planung stürzt, überlegt noch einmal, weshalb Ihr die Veranstaltung überhaupt macht und was Euer Ziel ist.
Im Rahmen unserer virtuellen Events lag bisher der Schwerpunkt auf folgenden Zielen … Vielleicht sind diese hilfreich, um das Ziel Eurer eigenen online Veranstaltung besser definieren zu können:
  • Spaß haben & Motivation steigern: Das heißt, die Stimmung im Team oder bei den Mitarbeitenden auflockern, mal für ein paar Stunden den Homeoffice-Stress vergessen oder einfach nur gemeinsam mal wieder etwas (digitalen) Spaß haben. Wo der gemeinsame Kaffee oder Teamlunch wegfällt, sollte ein digitales Teamevent unbedingt ab und zu etwas online „Quality Time“ generieren.
  • Kommunikation stärken: Ihr habt das Gefühl, dass viel Kommunikation zwischen Kollegen und Teams verloren geht? Eine virtuelle Aktivität kann helfen, die Kommunikation zwischen Kollegen oder mit Kunden zu stärken.
  • Beziehungen pflegen: Gerade in größeren Organisationen kann Beziehungspflege viel Arbeit bedeuten. Ein gemeinsames, positives online Event kann hierzu positiv beitragen.
  • Den Start oder Abschluss eines Projekts feiern:  Ob intern oder extern, ob mit Kunden oder Kollegen, ob Projekt-Kick-Off oder Projekt-Abschluss… Auch im Home-Office müssen die Feste gefeiert werden, wie sie fallen ;-) Ein schönes virtuelles Event, kann das ermöglichen.
Mit einem besseren Verständnis des Event-Ziels fällt Euch die Vorauswahl für die Aktivität sicherlich leichter. Wir haben hierfür übrigens schon ein paar Ideen für digitale Teamevents vorbereitet. Spoiler: Schokolade geht natürlich immer :-)
 
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#4 🥇🥈🥉 And the winner is: Wählt Eure Top 3


Nachdem Ihr Euch nun so viele Gedanken gemacht habt, könnt Ihr mit gutem Gewissen eine Vorauswahl – am besten Top 3 – treffen. Es sollte aber vielleicht nicht schon wieder ein Escape Room Game sein ;-) Folgt dem Link und Ihr werdet ein kleine, feine Liste finden. Legt Ihr Wert auf Nachhaltigkeit bei der Planung Eueres digitalen Teamevents?  Hier findet Ihr 3 Teambuilding-Ideen mit positivem Impact!
 
teamevent aussuchen

#5 👍🏾 👎🏼 Top oder Flop: Was wünschen sich die anderen?


Sobald Ihr eine Vorauswahl getroffen habt, könnt ihr mit Tools wie SurveyMonkey abstimmen lassen, welche Aktivität die Teammitglieder oder Kollegen gern machen wollen. Die demokratische Abstimmung ermöglicht allen ein gleichwertiges Mitspracherecht und im Idealfall freuen sich am Schluss alle gleichermaßen auf das online Event!
 
virtuelles event

#6 💎 Der Feinschliff: Die letzten Steps zum online Event


Auch wenn virtuelle Events deutlich weniger Organisationsaufwand mit sich bringen als „analoge“ Events, gibt es doch einige Punkte zu bedenken. Hier zählt vor allem:
  • Die Auswahl des richtigen Videokonferenz-Tools: Die meisten virtuellen Teambuilding-Aktivitäten finden auf einer Videokonferenzplattform statt, wie z. B. Zoom, Google Hangouts oder Microsoft Teams. Idealerweise nutzt Ihr ein Tool, welches allen bereits bekannt ist. Auf diese Weise vermeidet ihr Stress und technische Probleme während des Events.
  • Checkt die Hardaware: Stellt sicher, dass Eure Teams, Kollegen oder Mitarbeitenden die richtige Hardware habe. Auch in Homeoffice-Zeiten gibt es noch Menschen, die vor Ort arbeiten und dementsprechend kein gutes WiFi oder keinen eigenen Laptop besitzen. Hierbei kann zusätzliches Datenvolumen oder ein Tablet/Smartphone Abhilfe schaffen.
  • Alle Infos in den geblockten Termin packen: Stellt sicher, dass im geblockten Termin pünktlich alle wichtigen Informationen zu dem online Event zu finden sind, insbesondere der Link zur Veranstaltung. Bei einigen Tools solltet Ihr außerdem darauf achten, frühzeitig im „virtuellen Raum“ zu sein, damit Ihr die anderen hereinlassen könnt. Vor allem bei der Teilnahme externer Personen ist dies wichtig.
Befolgt ihr diese Schritte, steht einem erfolgreichen Event nichts im Wege. Wir von Theyo haben bereits alle der oben genannten Event-Formate mit Kunden wie Google, McKinsey, Roche, Spotify, SAP uvm. umgesetzt. Solltet Ihr Euch für ein digitales Teamevent mit Theyo interessieren, meldet Euch gern über das Kontaktformular oder schreibt eine Mail an hallo@theyo.de.
 
teambuilding aktivitäten
 

FAQ


Was ist eine online Veranstaltung?


Mittlerweile kann eine online Veranstaltung eigentlich so gut wie alles sein, was zuvor analog stattgefunden hat. Es gibt online Lesungen, Yoga-Stunden, Koch-Kurse, Teambuilding-Maßnahmen, Kundenfeiern und Weihnachtsfeiern. Frei nach dem Motto, alles kann, nichts muss.

Wie viel Vorbereitungszeit braucht ein online Event?


Wie auch bei der Vorbereitung von "analogen" Events, sollten auch digitale Veranstaltungen mit reichlich zeitlichem Puffer geplant werden. Wir empfehlen mindestens 6 Wochen früher mit der Planung eines online Events zu beginnen, spätestens aber 3 Wochen vorher damit anzufangen.

Was kostet ein Online-Event für meine Firma?


Das hängt ganz davon ab, welche Aktivität Ihr für bei Eurem online Event durchführen wollt. Organisiert Ihr das ganze selbst und bucht keine externen Veranstalter, kann Euch ein digitales Teamevent sogar recht günstig sein. Entscheidet Ihr Euch, einen externen Veranstalter zu engagieren, wie uns vonTheyos für die Durchführung eines Schokoladen-Tastings, hängen die Kosten von verschiedenen Faktoren ab, wie der Personenanzahl und dem konkreten Paket, das ihr auswählt. Erstellt also zeitnah einen Kostenvoranschlag für das Teamevent und fragt dafür bei Bedarf bei externen Veranstaltern nach, sodass Ihr Euer Budget nicht überschreitet.

Welche online Eventplattformen sind besonders geeignet?


Das kommt ganz darauf an, welches Event Ihr buchen wollt. Wir empfehlen grundsätzlich, tendenziell nicht über Plattformen zu buchen, sondern die Veranstalter direkt zu kontaktieren. Je direkter der Kontakt, desto einfacher die Kommunikation und desto unwahrscheinlicher werden Missverständnisse bei der Planung des online Events. Auch spart Ihr Euch so Kosten, die der Zwischenhändler für die Organisation obendrauf schlägt. So bleibt am Ende mehr Budget, dass für die Planung Eures Events verwendet werden kann :-)

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