Von Theyo Team
Viele unserer Kund:innen sind dazu übergegangen, ihre Events hybrid oder gleich komplett online abzuhalten. Und auch wenn es anfänglich oft mühsam war, sich mit den digitalen Event-Plattformen vertraut zu machen, gehört dies besonders bei Event-Manager:innen inzwischen fast schon zum Tagesgeschäft. Und auch die Teilnehmenden haben sich an die Veränderungen weitestgehend gewöhnt. Aber wie gestaltet sich die Teilnahme an einer digitalen Messe?
Teilnahme als Besucher:in von digitalen Konferenzen
Fast jede:r in der Geschäftswelt hat vermutlich bereits an einer virtuellen Konferenz teilgenommen und kennt die üblichen Funktionalitäten. Veranstaltungsplattformen wie Hopin, PheedLoop oder Whova bieten nicht nur vertraute Funktionen, sondern ‚Metaverse‘-ähnliche Welten. Hier können größere Events und Messen abgehalten werden, Live Talks abgehalten, Info-Stände aufgestellt und viele andere interaktive Formate aufgesetzt werden.
Viele virtuelle Event-Plattformen verfügen auch über Matchmaking-Möglichkeiten, die bspw. auf ähnlichen Hintergründen und Interessen basieren. Auf diese Weise können spannende Einzelgespräche vereinbart werden oder kleine Gesprächsrunden zu spezifischen Themen initiiert werden. Das Theyo-Team hat schon auf diversen Veranstaltungsplattformen Schoko-Tastings durchgeführt und wir waren immer wieder überrascht, welche großartigen Möglichkeiten die unterschiedlichen Event-Plattformen geboten haben.
Teilnahme als Austeller:in von virtuellen Konferenzen
Die Erfahrung von Austeller:innen unterscheiden sich weitaus mehr, als die von Teilnehmenden. Denn, anstatt dass Menschen an Eurem Stand vorbeikommen, weil der Stand besonders auffällig ist oder sich Euer guter Kaffee rumgesprochen hat, funktioniert der Mechanismus digital ganz anders. Die Teilnehmenden durchstöbern schon vorher die Aussteller-Listen, um zu sehen, was sie sich digital ansehen möchten. Zufällige Ereignisse und die Möglichkeiten auf Euer Angebot aufmerksam zu machen sehen virtuell anders aus. Die Kontaktaufnahme erfolgt dementsprechend auch nicht persönlich, sondern per Chat oder Nachrichtenaustausch. Je nach Event-Plattform könnt Ihr auch sehen, welche Leads sich für Euer Angebot interessieren und selbst Kontaktaufnahmen initiieren.
Vorteile von virtuellen Messen und Konferenzen
Auch wenn viele nach langer Corona-Zeit am liebsten nur noch persönliche Treffen machen würden, so gibt es doch auch viele Gründe weiterhin digitale Veranstaltungen durchzuführen. Einige Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Reisekosten entfallen und mit ihnen auch die Kohlenstoffdioxidemissionen. Dadurch, dass die Teilnehmenden nicht anreisen müssen, können viel mehr und auch diversere Gruppen teilnehmen. So können bspw. Eltern sich im Home-Office deutlich einfacher organisieren; für Menschen mit Behinderungen kann die digitale Teilnahme ebenfalls leichter fallen.
Außerdem ermöglichen zugrundeliegenden Event-Technologien – insbesondere für Event-Organisator:innen und Aussteller:innen – tiefgehende Datenanalyse, die bei der Verbesserung des Formats und der Angebote helfen können. So kann beispielsweise das Interesse und die Beteiligung der Teilnehmenden getrackt werden, indem Browser-Inaktivität, Klickzahlen etc. untersucht werden. Wenn beispielsweise bei einem Format die Teilnehmenden nach kurzer Zeit bereits das Interesse verlieren, können Planer:innen schauen, ob sie das Programm spontan oder bei Folgeveranstaltungen anpassen sollten. Auf Basis einer Vielzahl von Informationen können künftige Veranstaltungen zielgruppengenau entwickelt und verbessert werden.
Herausforderungen von virtuellen Konferenzen
Während digitale Events einen unkomplizierten und schnellen Zugang zu neuen Formaten bieten, kann es schwierig sein, echte und langfristige Kontakte zu knüpfen. Wenn Ihr an einer virtuellen Konferenz teilnehmt, solltet Ihr diese gut vorbereiten, um die Anwesenheit anderer zu prüfen und frühzeitig Treffen zu vereinbaren und ggf. schon Vorgespräche zu führen. Das gilt für Teilnehmer:innen genauso wie für Austeller:innen.
Als Aussteller oder Gastgeberin kann es zur neuen Herausforderung werden, Eure Marke adäquat im digitalen Veranstaltungsraum zu präsentieren und ihre Wirkung zu maximieren. Gerade für bekanntere Marken mit hoher Bekanntheit und starker Anziehungskraft in „echten“ Veranstaltungshallen ist die digitale Konferenz eine große Umstellung! Bei der virtuellen Konferenz müssen Unternehmen aller Art neu lernen, wie sie die Teilnehmenden auf sich aufmerksam machen und auf clevere Weise mit ihnen in Kontakt treten. Eine Möglichkeit sind – auch digital – außergewöhnliche Give-Aways.
Mit Give-Aways auf digitalen Messen punkten
Da es digital schwierig sein kann, das Publikum auf Euch aufmerksam zu machen und Eure Marke gut zu platzieren, ergibt es Sinn, sich im Vorhinein Gedanken darüberzumachen. Wir haben Tipps für Euch, wie Ihr Euren Give-Aways eine persönliche Note verleihen könnt und die Wirkung Eurer Marke maximiert.
Geschenke für die Teilnehmerregistrierung
Ihr plant die Teilnahme an einer virtuellen Konferenz oder seid sogar Initiator:in? Dann spart Ihr – im Vergleich zum vor-Ort-Event – eine Menge Geld! Raumkosten, Personalkosten, Reisekosten und Catering fallen weg. Im Umkehr solltet Ihr unbedingt Euer einen Teil des gesparten Budgets in den Versand von Give-Aways im Vorfeld investieren. Das steigert einerseits die Vorfreude und – bei gut vorbereiteten Konferenzboxen – können die Teilnehmenden sogar perfekt vorbereitet bei der Veranstaltung erscheinen. So könnt Ihr ein gedrucktes Programm oder einen Hallenplan beilegen, der wiederum mithilfe von QR-Codes direkt zu den virtuellen Ständen oder Talks führt. Ein Notizblock, Nervennahrung (z.B. Schokolade), Kaffeebecher oder ein Schoko-Tasting-Set für die virtuelle Happy Hour können einen entscheidenden Unterschied machen. Von unseren Tasting-Kund:innen haben wir häufig gehört, dass die Attraktivität der vorab gesendeten Boxen die tatsächliche Teilnehmeranzahl stark beeinflusst hat. Insbesondere bei der Aussicht auf eine schokoladige Tagungs-Pause gab es eine sehr hohe Teilnehmerzahl (just saying ;-) ).
Geschenke für Redner und Rednerinnen
Geschenke für Redner:innen sind ebenfalls eine schöne Möglichkeit, Eure Wertschätzung zu zeigen. Schickt ein leckeres Dankeschön-Geschenk und zeigt den Redner:innen, dass Ihr deren Zeit und Aufwand zu schätzen wisst. Eine kleines, feines Dankeschön sagt oft mehr als viele Worte und die Redner:innen werden Euch und die Veranstaltung in besonders guter Erinnerung behalten.
Geschenke für Gewinnerinnen und Gewinner
Gamifizierte Umfragen, Schätzfragen und kleinen Gewinnspielen sind eine gute Möglichkeit, um Teilnehmende zu aktivieren und die Interaktivität zu stärken; bspw. als Auflockerung während Keynotes oder Workshops. Denkt Euch ein Gewinnspiel aus, dass aktuelle Inhalte aufgreift und die Auseinandersetzung der Teilnehmenden damit forciert. Die Gewinnerin oder der Gewinner bekommen im Anschluss an die Veranstaltung eine Gewinnerbox. Denkt daran, dass Ihr bei allen Give-Aways und Geschenken immer wieder ermuntert diese auf Social Media zu teilen und Euch zu markieren. Bei Events unserer Kund:innen sehen wir immer wieder, dass Menschen dies gerne tun, wenn sie nur gefragt werden.
Follow-up-Geschenke
Viele Konferenz-Plattformen erstellen für Euch als Austeller:innen Lead-Listen, basierend auf datenbasiertem Interesse an Eurem Stand bzw. Unternehmensprofil. Schickt Euren Leads nach dem Event ein kleines Geschenk, um Euch für Ihr Interesse zu bedanken und schlagt nächste Schritte vor. Solltet Euer Budget etwas kleiner ausfallen, geht Eure Lead-Liste durch und priorisiert. Internationale Befragungen sowie unsere hauseigene Theyo-Studie hat gezeigt, dass Geschenk-Empfänger:innen qualitativ-hochwertige Geschenke schätzen, jedoch auf Geschenke „von der Stange“ gerne verzichten würden. Schenkt also lieber weniger und dafür bessere Business Geschenke!
Ende gut, alles gut
Überlegt Euch, wie Ihr ein fulminantes Finale Euer Veranstaltung hinbekommt. Schließlich wird der Abschluss den Teilnehmenden besonders im Gedächtnis bleiben, wenn sie anderen von der Veranstaltung erzählen. Unsere Mitgründerin Madita hat mal als Abschluss-Event einer großen Konferenz ein Schoko-Tasting durchgeführt. Es herrschte eine wahnsinnig gute Stimmung und die Veranstalter hatten selten so gutes Feedback! Wofür auch immer Ihr Euch entscheidet: viel Spaß und eine erfolgreiche Veranstaltung!
FAQ zum Thema virtuelle Konferenzen
Was ist ein virtuelles Meeting?
Ein virtuelles Meeting findet über digitale Plattformen wie Zoom oder Google Meet statt und läuft wie ein Meeting "in Echt" ab. Der Unterschied liegt darin, dass die Teilnehmer nicht im gleichen Raum sind, sondern sich alle über ein Endgerät – Handy, Laptop, Tablet, Computer ... – dazuschalten.
Was ist der Unterschied zwischen online und virtuell?
Zwischen "online" und "virtuell" gibt es keinen Unterschied.
Welche Arten von Videokonferenzen gibt es?
Videokonferenzen laufen im Prinzip immer ähnlich ab: Die Teilnehmer schalten sich in den digitalen Raum, teilen ihre Kamera und können sich über die Chat- oder die Mikrofon-Funktion an der Konversation beteiligen. Je nach Plattform kann es auch zusätzliche Funktionen geben, wie "Hand heben", "Applaus" usw.
